El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) impone a las empresas normas estrictas para proteger los datos personales. Para seguir cumpliendo la normativa, a menudo es necesario completar una lista de control del RGPD. Sin embargo, esta tarea puede llegar a ser larga y complicada. La buena noticia es quela automatización de esta lista de comprobación le ahorra tiempo y reduce los errores.
En este artículo, descubrirá cómo automatizar su lista de comprobación RGPD utilizando Answer Writer. Esta herramienta le ayudará a gestionar sus obligaciones y a cumplirlas más fácilmente.
¿Por qué es útil una lista de control automatizada del RGPD?
Cumplir el RGPD requiere :
- establecer procesos claros
- mantener actualizadas las pruebas
- y ser capaz de responder rápidamente a cualquier solicitud.
No es infrecuente recibir un cuestionario RGPD, ya sea para una auditoría, un cliente o un control interno. Pero responder a estos cuestionarios manualmente lleva tiempo. Así que automatizar esta lista de comprobación del RGPD le permite avanzar más rápido, al tiempo que reduce el riesgo de errores.
Versión simplificada de las obligaciones del RGPD
Esto es lo que debe incluir una lista de control automatizada del R GPD:
Gobernanza de datos
- Si es necesario, nombre a un RPD,
- Defina las funciones de cada uno,
- Implicar a la dirección.
Cartografía del tratamiento de datos
- Mantenga un registro actualizado,
- Enumere los datos tratados, cómo se utilizan y cuánto tiempo se conservan.
Información y derechos de las personas
- Mostrar una política de privacidad clara,
- Gestionar los derechos de las personas (acceso, supresión, oposición, portabilidad).
Subcontratistas
- Firme contratos RGPD con sus proveedores de servicios.
Seguridad de los datos
- Aplique medidas concretas: cifrado, acceso seguro, copias de seguridad.
Fuga de datos
- Disponga de un plan para detectar y notificar incidentes en un plazo de 72 horas.
Análisis de impacto (DPIA)
- Evaluación de los riesgos del tratamiento sensible.
Documentación
- Conserve pruebas de su cumplimiento: políticas, formación, auditorías, consentimientos.
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¿Por qué lleva tiempo responder manualmente a un cuestionario del RGPD?
Demasiada información que recopilar
El RGPD afecta a varios equipos: jurídico, informático y de RRHH. Así que hay que recopilar muchos datos.
Se necesitan datos precisos
Las preguntas suelen requerir respuestas exactas: caducidad, fechas, cláusulas específicas, etc.
Vocabulario complejo
Conceptos como «base jurídica» o «minimización de datos» no siempre son fáciles de explicar.
Repetición frecuente
Se hacen las mismas preguntas una y otra vez, a distintos socios o clientes. Esto se hace pesado y aumenta el riesgo de errores.
Consecuencias jurídicas
Una respuesta incorrecta puede dar lugar a un incumplimiento o incluso a sanciones.
¿Cómo automatiza Answer Writer la lista de comprobación del RGPD?
Answer Writer es un asistente inteligente. Le ayuda a responder rápidamente a los cuestionarios RGPD.
¿Por qué utilizar Answer Writer?
- Centralización documental: añada sus registros, contratos y políticas. La herramienta los utiliza para generar las respuestas adecuadas.
- Respuestas automáticas: para cada pregunta, Answer Writer escribe una respuesta clara en el formato adecuado (Sí/No, texto).
- Actualizaciones sencillas: un cambio (por ejemplo, un nuevo periodo de conservación) se tiene en cuenta automáticamente.
- Trazabilidad: cada respuesta está vinculada a una prueba, lo que resulta muy útil en caso de auditoría.
Pasos para automatizar la lista de control del RGPD
1️⃣ Reúna sus documentos RGPD
Incluya :
- su registro de tramitación,
- sus políticas
- sus cláusulas RGPD,
- sus procedimientos de gestión de incidentes.
2️⃣ Feed Answer Writer
Esta herramienta analiza tus documentos para generar respuestas precisas.
3️⃣ Importar el cuestionario RGPD
Imprímelo en formato Excel y Answer Writer lo escaneará.
4️⃣ Generar respuestas automáticamente
En sólo unos segundos, la herramienta genera respuestas claras y adecuadas.
5️⃣ Releer y ajustar
Añade tus datos específicos y comprueba la coherencia.
6️⃣ Valídelo con sus equipos
Exporte el documento y compártalo con el DPO, el departamento jurídico o la dirección.
7️⃣ Exportación final
Genere el formato deseado: Word, PDF, etc.
8️⃣ Actualizar fácilmente
Si una política cambia, la herramienta aplica esta actualización a sus próximas respuestas.
Conclusión: Ahorre tiempo con una lista de control automatizada del RGPD
¿Por qué perder el tiempo rellenando a mano cada cuestionario del RGPD? Gracias a Answer Writer :
- Automatice el 90% del trabajo,
- Reduzca los errores,
- Cumpla la normativa, sin estrés.
➡️ Test Answer Writer de forma gratuita y simplifique hoy mismo el cumplimiento del RGPD con una lista de comprobación automatizada.
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