POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

SMART GLOBAL GOVERNANCE est soucieuse de la protection des données personnelles des Utilisateurs et s’engage à les protéger en conformité avec la réglementation applicable et notamment le Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD » et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Loi Informatique et Liberté » (ensemble la « Réglementation applicable à la protection des données »).

Tous les termes identifiés par une majuscule, s’ils ne sont pas définis dans la présente politique de confidentialité, ont le sens qui leur est donné dans les conditions générales de mise à disposition d’une plateforme logicielle et/ou les conditions générales d’utilisation de la Plateforme.

Lorsqu’elle collecte les données personnelles des personnes visitant le site internet www.smartglobalgovernance.com (le « Site ») (ci-après les « Visiteurs ») et/ou des Utilisateurs de sa Plateforme, que l’utilisation soit faite au titre d’un essai ou dans le cadre d’un abonnement souscrit par l’Utilisateur (ou l’entreprise qui l’emploie ou l’a autorisé à accéder et utiliser la Plateforme, cliente de SMART GLOBAL GOVERNANCE (le « Client »)), SMART GLOBAL GOVERNANCE met en œuvre des traitements de celles-ci pour lesquels elle est qualifiée de « responsable de traitement », au sens des textes précités.

SMART GLOBAL GOVERNANCE n’a pas accès aux données saisies par l’Utilisateur sur la Plateforme qui sont protégées par des mesures de chiffrement, sauf si l’Utilisateur (ou le Client) accorde à SMART GLOBAL GOVERNANCE un accès ponctuel et limité dans le temps à celles-ci pour assurer le support de l’Utilisateur et la maintenance de la Plateforme. Dans un tel cas, SMART GLOBAL GOVERNANCE peut être amenée à accéder aux données personnelles d’individus renseignés par l’Utilisateur dans le cadre de son utilisation de la Plateforme (ex. clients, prestataires, etc.) et à procéder ainsi à un traitement de ces données personnelles aux fins précitées. A ce titre, SMART GLOBAL GOVERNANCE agit en qualité de sous-traitant du Client (par l’intermédiaire de l’Utilisateur), lui-même étant le responsable du traitement des données personnelles des individus renseignés par l’Utilisateur sur la Plateforme.

SMART GLOBAL GOVERNANCE s’engage à respecter à tout moment les exigences de la Réglementation applicable à la protection des données personnelles et à n’opérer de traitements sur les données personnelles des Utilisateurs que dans les conditions prévues ci-après.

 I. SMART GLOBAL RESPONSABLE DE TRAITEMENT

1 – Finalités du traitement des données personnelles

SMART GLOBAL GOVERNANCE traite les données personnelles des Utilisateurs et des Visiteurs pour les besoins suivants :

  • Gestion de l’ouverture et l’utilisation du Compte de l’Utilisateur sur la Plateforme, conformément aux conditions générales d’abonnement et conditions générales d’utilisation applicables ;
  • Gestion opérationnelle de la Plateforme :

– Permettre à l’Utilisateur, depuis son compte, de gérer ses traitements de données personnelles et sa conformité à la Réglementation applicable à la protection des données ;

– Assurer le support de l’Utilisateur dans l’utilisation de la Plateforme, ainsi que la maintenance de celle-ci ;

  • Gestion de la relation Client : lorsque l’Utilisateur est l’interlocuteur désigné de l’entreprise cliente de SMART GOBAL GOVERNANCE, lui adresser les factures relatives à l’abonnement souscrit ;
  • Communication avec le Visiteur lorsqu’il sollicite toutes informations par l’intermédiaire du formulaire de contact disponible sur le Site, et/ou tous autres moyens de communication (téléphone, email) ;
  • Adresser la lettre d’information de SMART GLOBAL GOVERNANCE (actualités et offres de services) si l’Utilisateur et/ou le Visiteur en fait expressément la demande ;
  • Amélioration des performances et fonctionnalités de la Plateforme et du Site ;
  • Suivi et analyse du trafic de la Plateforme et du Site ; et à des fins statistiques.

2 – Données personnelles collectées

SMART GLOBAL GOVERNANCE collecte les données personnelles suivantes concernant l’Utilisateur :

  • Création du Compte de l’Utilisateur :
    • Nom, prénom ;
    • Fonction ; titre ;
    • Dénomination de l’entreprise cliente ;
    • Adresse email professionnelle ;
    • Numéro de téléphone professionnel (ligne directe et mobile ;
    • Adresse postale de l’entreprise ;
  • Formulaire de contact :
    • Nom, Prénom ;
    • Dénomination de l’entreprise ;
    • Adresse email professionnelle ;
    • Numéro de téléphone professionnel ;
    • Toute information qui sera communiquée dans le message adressé à SMART GLOBAL GOVERNANCE ;
  • Newsletter :
    • – Adresse email

Le caractère obligatoire ou facultatif de la saisine des données est précisé lors de la collecte, par un astérisque apposé à côté des données à renseigner de manière obligatoire. La communication obligatoire de certaines données personnelles est nécessaire à SMART GLOBAL GOVERNANCE pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées. Les données facultatives permettent à SMART GLOBAL GOVERNANCE de mieux connaitre l’Utilisateur et/ou le Visiteur.

3 – Durée de conservation des données personnelles de l’Utilisateur

Les données personnelles de l’Utilisateur collectées par le biais de son Compte et lors de son utilisation de la Plateforme, à quelque titre que ce soit, sont conservées tant que l’Utilisateur utilise la Plateforme, conformément aux conditions générales d’utilisation de celle-ci.

Les données personnelles des Visiteurs collectées par le biais du formulaire de contact sont conservées pendant un délai de douze (12) mois.

SMART GLOBAL GOVERNANCE conserve l’adresse email de l’Utilisateur et/ou le Visiteur qui s’est inscrit à la newsletter tant qu’il ne se désinscrit pas (via le lien de désinscription intégré aux newsletters) ou tant que la durée de rétention n’est pas atteinte à date anniversaire.

Au-delà des durées de conservation précitées, les données personnelles sont archivées par SMART GLOBAL GOVERNANCE, dans un environnement sécurisé, pendant la durée légale de prescription aux fins de preuve pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

4 – Destinataires des données personnelles de l’Utilisateur

Les données personnelles de l’Utilisateur sont strictement confidentielles et destinées exclusivement à SMART GLOBAL GOVERNANCE.

Sauf obligation légale, comptable ou judiciaire lui enjoignant de le faire, SMART GLOBAL GOVERNANCE ne divulguera, cédera, louera ou transmettra jamais les données personnelles de l’Utilisateur, à des tiers autre que l’hébergeur du Site et de la Plateforme, tel que mentionné dans les mentions légales du Site, disponibles sur le lien suivant : https://www.smartglobal.com/fr/politique-de-confidentialite , aux fins d’exécution des prestations techniques d’hébergement et de gestion des bases de données. Le Site et la Plateforme sont hébergés sur des serveurs mis à disposition de SMART GLOBAL GOVERNANCE, dans des datacenters situés en France ;

Ce prestataire agit comme sous-traitant de SMART GLOBAL GOVERNANCE au sens de la Réglementation applicable à la protection des données personnelles, sur instructions de SMART GLOBAL GOVERNANCE et dans les conditions contractuelles signées avec SMART GLOBAL GOVERNANCE qui ne peuvent déroger au présent article et qui sont conformes à la Réglementation applicable à la protection des données personnelles.

5- Mesures de sécurité mises en œuvre

SMART GLOBAL GOVERNANCE s’engage à assurer la sécurité et l’intégrité des données personnelles de l’Utilisateur. A ce titre, SMART GLOBAL GOVERNANCE met en œuvre et maintien des mesures techniques et organisationnelles de sécurité de la Plateforme, et, plus généralement, de son système d’information adaptées au regard de la nature des données personnelles traitées et des risques présentés par leur traitement. Ces mesures visent à (i) protéger les données personnelles contre leur destruction, perte, altération, divulgation à des tiers non autorisés, (ii) assurer le rétablissement de la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.

SMART GLOBAL GOVERNANCE a également désigné un délégué à la protection des données personnelles, afin de contrôler et valider la conformité de SMART GLOBAL GOVERNANCE à la Réglementation applicable à la protection des données personnelles.

6 – Droits de l’Utilisateur et du Visiteur sur ses données personnelles

Chaque Utilisateur et Visiteur dispose à tout moment, des droits suivants sur ses données personnelles :

  • Droit d’accès : obtenir la confirmation du traitement de ses données personnelles ainsi qu’un certain nombre d’informations sur les traitements, étant entendu que ces informations sont en tout état de cause données dans la présente politique de protection des données personnelles ;
  • Droit de rectification : obtenir la rectification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : obtenir l’effacement de ses données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou que la personne concernée s’oppose au traitement de ses données personnelles.

Particularité pour les Utilisateurs de la Plateforme : L’Utilisateur reconnait et accepte toutefois que ce droit ne lui est pas ouvert tant qu’il utilise la Plateforme, ses données personnelles étant nécessaires à SMART GLOBAL GOVERNANCE pour la gestion de son Compte et de la Plateforme ainsi que pour communiquer avec lui, conformément à l’abonnement souscrit par l’Utilisateur (ou l’entreprise qui l’emploie) avec SMART GLOBAL GOVERNANCE ;

  • Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles lorsque la personne concernée conteste l’exactitude des données, lorsque le délai de conservation des données est arrivé à son terme mais que l’Utilisateur a encore besoin de conserver ces données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou si la personne concernée s’est opposée au traitement ;
  • Droit à la portabilité : obtenir la communication des données personnelles que la personne concernée a communiquées à SMART GLOBAL GOVERNANCE dans un format lisible, ou demander à SMART GLOBAL GOVERNANCE qu’elle transmette ces données personnelles à un autre responsable de traitement ;
  • Droit d’opposition : s’opposer à tout moment, pour des motifs tenant à sa situation personnelle, au traitement de ses données personnelles, notamment dans le cas où cette opposition concerne de la prospection commerciale, y compris le profilage.

Particularité pour les Utilisateurs de la Plateforme : A l’exception des cas précités, l’Utilisateur reconnait et accepte que ce droit ne lui est pas ouvert tant qu’il utilise la Plateforme, ses données personnelles étant nécessaires à SMART GLOBAL GOVERNANCE pour la gestion de son Compte et de la Plateforme ainsi que pour communiquer avec lui, conformément à l’abonnement souscrit par l’Utilisateur (ou l’entreprise qui l’emploie) avec SMART GLOBAL GOVERNANCE ;

  • Retrait du consentement: retirer son consentement au traitement futur de ses données personnelles par SMART GLOBAL GOVERNANCE, lorsque le traitement est fondé sur le consentement (ex. l’envoi des newsletters) ;
  • Droit d’introduire une réclamation : introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si la personne concernée considère que le traitement opéré par SMART GLOBAL GOVERNANCE constitue une violation de ses données personnelles.

Les droits de l’Utilisateur et/ou du Visiteur sur ses données personnelles peuvent être exercés à tout moment auprès de SMART GLOBAL GOVERNANCE par email à l’adresse suivante : support@smartglobal.com.

II. SMART GLOBAL GOVERNANCE SOUS-TRAITANT

Pour les besoins d’assurer le support de l’Utilisateur et la maintenance de la Plateforme, l’Utilisateur (ou le Client) peut autoriser SMART GLOBAL à accéder – de manière ponctuelle, limitée dans le temps et sécurisée, aux données qu’il intègre sur la Plateforme. Dans ce cadre, SMART GLOBAL GOVERNANCE peut être amenée à accéder aux données personnelles d’individus renseignées par l’Utilisateur dans le cadre de son utilisation de la Plateforme (ex. clients, prestataires, etc.) (ci-après les « Données Client ») et à procéder ainsi à un traitement de ces données personnelles aux fins précitées. A ce titre, SMART GLOBAL GOVERNANCE agit en qualité de sous-traitant de l’Utilisateur (ou, par son intermédiaire, du Client qui l’a autorisé à utiliser la Plateforme), lui-même étant le responsable du traitement des Données Client.

EN TANT QUE RESPONSABLE DE TRAITEMENT, L’UTILISATEUR (OU PAR SON INTERMÉDIAIRE LE CLIENT), S’ENGAGE À SE CONFORMER STRICTEMENT À LA RÉGLEMENTATION APPLICABLE À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES LORSQU’IL TRAITE LES DONNÉES CLIENT ET GARANTIT SMART GLOBAL GOVERNANCE CONTRE TOUT RECOURS DE TIERS AU TITRE DE LA PROTECTION DE LEURS DONNÉES PERSONNELLES. EN TANT QUE SOUS-TRAITANT, SMART GLOBAL GOVERNANCE S’ENGAGE À RESPECTER LES OBLIGATIONS SUIVANTES ET À LES FAIRE RESPECTER PAR SON PERSONNEL :

  • Traiter les Données Client dans le cadre strict et nécessaire des services fournis au titre du contrat la liant à l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client), et à n’agir que sur la base des instructions documentées de celui-ci ;
  • Assurer la confidentialité des Données Client et veiller à ce que chaque personne qu’elle autorise à traiter lesdites Données Client s’engage à respecter la confidentialité ou soit soumise à une obligation appropriée de confidentialité ;
  • Assurer la sécurité et l’intégrité des Données Client dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article I.5 ci-avant ;
  • Ne pas conserver les Données Client au-delà de la durée du contrat la liant à l’Utilisateur (ou par son intermédiaire au Client) ou toute autre durée spécifiée par celui-ci ;
  • Ne pas concéder, louer, céder ou autrement communiquer à une autre personne, tout ou partie des Données Client ;
  • Conformément à l’article I.4 ci-avant, l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client) reconnait et accepte expressément que SMART GLOBAL GOVERNANCE puisse recourir à la sous-traitance de la réalisation de tout ou partie des activités de traitement de Données Client. SMART GLOBAL GOVERNANCE s’engage à informer l’Utilisateur (ou le Client) de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant et à lui donner la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ce changement. En tout état de cause, SMART GLOBAL GOVERNANCE s’assure que tout sous-traitant qu’il recrute offre des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement des Données Client réponde aux exigences de la Réglementation applicable à la protection des données personnelles et garantisse la protection des droits des personnes concernées. SMART GLOBAL GOVERNANCE demeure responsable envers l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client) de l’exécution de ses obligations par ses propres sous-traitants ;
  • Apporter son assistance à l’Utilisateur (ou par son intermédiaire au Client) afin de lui permettre de répondre, dans les délais et selon les conditions prévues par la Réglementation applicable à la protection des données personnelles, à toute demande d’exercice d’un droit, requête ou plainte d’une personne concernée par le traitement des Données Client ou d’une autorité de protection des données ou tout autre régulateur ;
  • Apporter son assistance à l’Utilisateur (ou par son intermédiaire au Client) dans le cadre de la réalisation d’analyses d’impact relative à la vie privée et/ou dans le cadre de formalités qui seraient à accomplir par l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client) relativement aux Données Client. Ce dernier reconnait et accepte que la prestation d’assistance qui serait à accomplir dans ce cadre fera l’objet d’une proposition de services séparée de la part de SMART GLOBAL GOVERNANCE ;
  • Mettre à la disposition de l’Utilisateur (ou par son intermédiaire du Client), sous condition de respect d’un engagement de confidentialité, toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client) ou tout auditeur mandaté par lui et contribuer à ces audits. Les audits réalisés dans ce cadre devront respecter les conditions et modalités prévues dans le contrat liant SMART GLOBAL GOVERNANCE à l’Utilisateur (ou par son intermédiaire au Client) ;
  • Ne pas transférer les Données Client traitées vers des pays hors de l’espace économique européen qui n’auraient pas été reconnus par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat (i) sans avoir préalablement obtenu l’autorisation expresse et écrite de l’Utilisateur (ou par son intermédiaire du Client) et (ii) sans la mise en place d’instruments juridiques reconnus comme appropriés par la Réglementation applicable à la protection des données personnelles pour encadrer le ou les transfert(s) concerné(s) ;
  • Notifier dans les meilleurs délais l’Utilisateur (ou par son intermédiaire le Client) en cas de violation des Données Client dont il aurait connaissance, la notification étant accompagnée de toute documentation utile afin de permettre ce dernier, si nécessaire, de notifier cette violation à l’Autorité de contrôle compétent, et l’assister dans la mise en œuvre de toute action permettant de faire face à cette violation de données.

III. GESTION DES COOKIES

SMART GLOBAL GOVERNANCE a recours à l’utilisation de cookies pour les bonnes fins du fonctionnement du Site et de la Plateforme et améliorer la qualité de la navigation sur le Site et la Plateforme, pour identifier le Visiteur lorsqu’il accède au Site et l’Utilisateur lorsqu’il accède à la Plateforme, pour permettre et faciliter les communications entre SMART GLOBAL GOVERNANCE et le Visiteur ou l’Utilisateur, et pour suivre et analyser le trafic sur le Site. Un « cookie » est un petit fichier de données envoyé au navigateur du Visiteur et de l’Utilisateur par un serveur web et stocké sur le disque dur de son ordinateur. Ils ne risquent en aucun cas d’endommager l’ordinateur.

Les informations collectées par le biais des cookies sont uniquement et strictement destinées à SMART GLOBAL GOVERNANCE, dans le respect de la Réglementation applicable à la protection des données personnelles. Les cookies issus d’éditeurs tiers permettent à ces éditeurs d’accéder aux informations collectées par le biais de leurs cookies, selon les modalités précisées dans le tableau ci-après.

SMART GLOBAL GOVERNANCE utilise un gestionnaire de cookies sur lequel l’Utilisateur et le Visiteur peuvent visualiser l’ensemble des cookies utilisés par SMART GLOBAL GOVERNANCE et consentir librement ou refuser, à tout moment, tout ou partie des cookies utilisés. L’Utilisateur et le Visiteur sont, pour se faire, invités à consulter le

Centre de préférences des cookies. Le Visiteur et L’Utilisateur peuvent également paramétrer leur navigateur pour accepter les cookies ou les désactiver.Les instructions en matière de cookies sur les navigateurs les plus couramment utilisés sont disponibles sur les liens suivants :

IV. RÉSEAUX SOCIAUX & SUIVI

Le Site utilise les plug-ins suivants :

    • LinkedIn, exploité par la société Microsoft Inc., dont le siège social est sis 599 N Mathilda Avenue, Sunnyvale, Etats-Unis ;
    • Twitter, exploité par la société Twitter International Unlimited Company, dont le siège social est sis 1 Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, Dublin, Ireland.
    • Zoho PageSense, exploité par la société Zoho Corporation B.V. dont le siège est Beneluxlaan 4B 3527 HT UTRECHT, Pays-Bas.

Lorsque l’Utilisateur ou le Visiteur interagit au moyen de ces plug-in, son navigateur établit une connexion directe avec les serveurs du réseau social correspondant. Le contenu du plug-in est aussitôt transmis par le navigateur de l’Utilisateur ou du Visiteur au site du plugin et enregistré sur ses serveurs. Par l’intégration de ce plug-in, le site du plugin est informé que l’Utilisateur ou le Visiteur a consulté le Site. Il peut ainsi associer la navigation de l’Utilisateur ou du Visiteur sur le Site. Si l’Utilisateur ou le Visiteur ne souhaite pas que le réseau social collecte des données le concernant par l’intermédiaire du Site et les relie à son compte utilisateur sur le réseau social, l’Utilisateur ou le Visiteur doit se déconnecter du réseau social correspondant avant de visiter le Site. Si l’Utilisateur ou le Visiteur n’est pas membre du réseau social, il est néanmoins possible qu’il récupère et enregistre son adresse IP.

En tout état de cause, SMART GLOBAL GOVERNANCE n’a aucun contrôle sur le contenu exact des données ainsi collectées. L’utilisation des plug-ins est exclusivement opérée respectivement par les réseaux sociaux et régie par leurs conditions générales d’utilisation, disponibles aux adresses suivantes :

LinkedIn est une marque déposée et appartient exclusivement à la société Microsoft Inc.
Twitter est une marque déposée et appartient exclusivement à la société Twitter Inc.
Zoho PageSense est une marque déposée et appartient exclusivement à la société Zoho Corporation.