Qui est le personnel de l’autorité de conformité ?

La SEC n’a pas apporté beaucoup – ou pas du tout – de clarté sur le moment où la conformité d’un courtier à la loi peut être considérée comme une autorité de conformité par les traders ou le personnel juridique. La gestion de la conformité, souvent appelée gestion du risque de conformité, est un ensemble de politiques, de processus, de contrôles et de rapports qui sont utilisés pour imposer le comportement souhaité et, si nécessaire, pour démontrer que l’organisation est en conformité. Elle est souvent introduite pour toute organisation, quelle que soit la taille de l’entreprise. [Sources : 6,0,0]

Afin d’apporter un soutien adéquat à un responsable de la conformité, un budget doit être mis à sa disposition. Assurez vous que les responsables de la conformité sont autonomes et ne doivent pas compter sur l’affectation ou l’approbation comme paramètres du budget de la conformité. Sources : 4,4]

Par exemple, il n’est pas clair si le budget de conformité limite au niveau des dépenses les coûts de traitement des incidents de conformité, les enquêtes d’autodéclaration ou les moyens de signaler la conformité. Un responsable de la conformité peut essayer d’appuyer les arguments pour ou contre les budgets de conformité en présentant diverses histoires d’horreur en matière de conformité. Sources : 4,4]

Cette FAQ commence par l’affirmation que les employés chargés de la conformité ont un droit de regard sur le personnel de l’entreprise. Si la responsabilité ou l’autorité va au-delà des fonctions de conformité et juridiques pour influencer la conduite du personnel de la division, des enquêtes supplémentaires peuvent être nécessaires pour déterminer si le supérieur peut être considéré comme un supérieur du personnel de la division. Le personnel juridique chargé de la conformité peut devenir des superviseurs en conseillant les employés des divisions sur des questions de conformité ou de droit ou en les aidant à résoudre des problèmes. Ils peuvent également devenir des superviseurs lorsqu’ils conseillent les cadres supérieurs ou consultent un cadre supérieur, tel que le Chief Compliance Officer, le Chief Legal Officer ou le Chief Financial Officer. Sources : 3,7,7,7].

Pour être considéré comme une autorité de surveillance des activités commerciales ou comme un homme d’affaires au sens de la loi sur les bourses, le personnel chargé de la conformité doit donner des avis ou des conseils au personnel de la direction générale ou de la haute direction. Ils ne sont pas seulement considérés comme des autorités de surveillance, mais peuvent également offrir des conseils et / ou des avis pour la haute direction. [Sources : 7,7]

Pour être une autorité de surveillance au sens de la loi sur les bourses, une personne travaillant dans le cadre de la conformité ou de la capacité juridique a les mêmes obligations qu’un homme d’affaires. Sources : 7]

La question est de savoir si un employé de conformité ou un personnel juridique a les mêmes obligations qu’un agent de surveillance, un courtier ou un personnel d’affaires qui, uniquement sur la base de sa position de conformité et juridique, est tel que le président du conseil d’administration ou le directeur opérationnel est également le Chief Compliance Officer de la société. Dans un tel cas, les employés chargés de la conformité sont responsables des responsabilités liées à la conformité et n’ont aucune autre responsabilité au sein de l’entreprise. Au contraire, ils assument et délèguent l’autorité de surveillance à un cadre supérieur ou à un autre membre de l’équipe de direction, avec la responsabilité de surveillance qui en découle. Cette affaire pourrait être soumise aux règles et réglementations de la Securities and Exchange Commission et du ministère américain de la Justice. [Sources : 4,7,7,3]

L’essentiel est qu’un responsable de la conformité ne peut pas être inhibé par les actions d’autres employés, comme le retrait de fonds ou d’autres actions qui entravent sa capacité à traiter les problèmes de conformité où qu’ils se produisent dans l’organisation. Les organisations peuvent prendre des mesures supplémentaires pour assurer l’autonomie des responsables de la conformité en garantissant leurs conditions de travail et en leur donnant le droit de mettre fin à leurs fonctions ou de les licencier en rapport avec des problèmes de conformité. [Sources : 4,4]

Les Américains ont le droit de voir leurs employés placer la loyauté envers la Constitution, la loi et les principes éthiques au-dessus du profit privé. En outre, les employés doivent savoir que les représailles contre les employés qui coopèrent avec l’OIG sont interdites par le titre VII de la Constitution américaine et la loi Dao. Les employés de l’exécutif sont tenus à des normes éthiques plus élevées que leurs homologues du secteur privé. Sources : 5,2,1]

Les agents chargés de l’application des lois doivent à tout moment remplir les obligations qui leur sont imposées par la loi, telles que servir la communauté, protéger les personnes contre les activités illégales et remplir les obligations requises par leur profession. Les lois doivent être appliquées, même si elles sont corrompues, car le gouvernement ne peut pas espérer faire respecter la loi pour tous ses citoyens s’il ne peut ou ne veut pas la faire respecter par ses propres agents et agences gouvernementales. [Sources : 9,9]

Les courtiers – négociants devraient envisager de définir clairement les fonctions de conseil en matière de conformité et de distinguer ces fonctions de celles de la direction afin que les personnes qui n’exercent que des fonctions juridiques et de conformité ne deviennent pas les superviseurs des employés de la direction – ligne. Afin d’éviter que les personnes qui remplissent des tâches de conformité juridique ne soient considérées comme des superviseurs ou des employés des unités d’affaires, les courtiers et les négociants doivent également définir clairement le devoir de conseil en matière de conformité et distinguer ce devoir de celui de la ligne d’affaires. Les responsables de la conformité doivent s’assurer qu’ils peuvent également assumer des fonctions de direction si nécessaire, ce qui est essentiel pour maintenir un programme de conformité efficace. Les courtiers et les négociants devraient envisager de définir clairement les obligations de conseil en matière de conformité et de les distinguer du devoir de ligne d’affaires afin d’éviter de considérer le personnel juridique chargé de la conformité comme du personnel de supervision ou de gestion. Sources : 4,8,7]

Sources :

• [0] : https://www.smartsheet.com/compliance-management
• 1] : https://www.transportation.gov/ethics
• 2] : https://www.state.nj.us/csc/about/about/terminology/definitions.html
• [3] : https://www.dlapiper.com/en/us/insights/publications/2013/11/sec-issues-guidance-on-supervisory-liability-of-__/
• [4] : https://www.jdsupra.com/legalnews/the-essence-of-compliance-compliance-34725/
• [5] : https://www.oig.doc.gov/Pages/FAQs-About-OIG-Investigations.aspx
• [6] : https://www.mondaq.com/unitedstates/contract-of-employment/268880/when-legal-or-compliance-personnel-may-be-subject-to-failure-to-supervise-liability-under-the-securities-laws
• [7] : https://www.sec.gov/divisions/marketreg/faq-cco-supervision-093013.htm
• [8] : https://clsbluesky.law.columbia.edu/2013/12/23/morrison-foerster-discusses-when-legal-or-compliance-personnel-may-be-subject-to-failure-to-supervise-liability-under-the-securities-laws/
• [9] : https://www.ohchr.org/en/professionalinterest/pages/lawenforcementofficials.aspx