Découvrez nos solutions sans obligation d’achat
Dans cet article, il faut pouvoir voir pourquoi vous devriez investir dans un logiciel de conformité et apprendre ce qu’est un responsable de la conformité et comment il aide à simplifier la conformité et à réduire les risques. Sources : 15,7]
Dans sa forme la plus simple, un système de gestion de la conformité est la façon dont les institutions financières gèrent les risques de conformité associés aux activités commerciales. Un logiciel de gestion de la conformité est exactement ce que son nom suggère : un logiciel qui vous aide à gérer les tâches de conformité de votre entreprise. Il sert à suivre et à surveiller les processus opérationnels afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques, aux procédures et aux règles de conformité internes et externes de l’organisation. Par définition, il s’agit d’un outil qui soutient la stratégie de conformité et sa mise en œuvre au sein de votre organisation. [Sources : 2,3,8,9]
Obtenir des employés qu’ils conservent ces informations peut toutefois être un véritable combat, et c’est là qu’intervient le logiciel de conformité. Les employés ont besoin d’un moyen sûr et facile de signaler les violations, et c’est précisément ce qu’offre un logiciel de conformité. Ce type de logiciel peut vous aider à signaler les problèmes de conformité, comme la conformité HIPAA, et peut fournir une solution globale pour tous les éléments de celle-ci. Le logiciel de conformité est efficace de plusieurs façons : Il suit les progrès des employés pendant le processus de formation. Il est capable de fournir exactement la méthode la plus sûre et la plus facile pour les employés de signaler les violations. Sources : 0,0,0,5]
Les outils eux-mêmes offrent de riches fonctionnalités, mais sont généralement coûteux et complexes, impliquent une courbe d’apprentissage abrupte pour l’utilisateur, et comportent des risques environnementaux et financiers. D’autres fournisseurs de logiciels ont tendance à en avoir un pour une autre raison, à savoir que l’organisation n’a pas la main sur la conformité. Les organisations ne se concentrent pas sur la conformité avec les logiciels et utilisent ces outils pour garantir la conformité de leurs employés, de leurs collaborateurs ou de leurs clients. Bien qu’il existe un certain nombre de solutions logicielles de gestion de la conformité et de conformité sur le marché, la plupart d’entre elles sont conçues pour gérer la conformité aux normes éthiques avec une grande équipe. Sources : 14,10,6]
Bien que les responsables de la conformité fassent une partie du travail avec des logiciels, les tâches de conformité doivent être surveillées et cataloguées. Les logiciels de conformité HIPAA peuvent être utiles pour suivre les audits et s’assurer que la documentation est maintenue pour montrer que les auto-audits ont été effectués. Sources : 5,2]
Une caractéristique importante du logiciel de gestion de la conformité est qu’il aide les entreprises à créer leurs propres modèles et à utiliser des modèles préinstallés dans le système logiciel pour évaluer les risques auxquels l’entreprise peut être exposée. Le logiciel de gestion de la conformité de Thomson Reuters vous donne la possibilité de suivre les changements de conformité et les modifications de la réglementation afin de vous assurer que vous pouvez mettre en œuvre les changements de conformité rapidement et avec précision, vous protégeant ainsi de toute forme de risque commercial. Assurez-vous que le logiciel de gestion de la conformité que vous choisissez comprend des fonctions de rapport qui vous aident à visualiser rapidement toutes les tâches en attente. Sources : 3,15,4]
Bien entendu, les programmes de conformité des entreprises vont bien au-delà des logiciels, et certaines entreprises de certains secteurs n’ont peut-être même pas besoin de logiciels pour répondre aux exigences de conformité. Ces exigences concernent la conformité aux règles, qui seront presque certainement plus complexes que les solutions qui les prennent en charge. Sources : 10,11]
Un logiciel de gestion de la conformité adapté peut vous faire gagner du temps, de l’énergie et de l’argent, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important : votre entreprise, vos employés et les choses qui comptent le plus. L’automatisation exige l’efficacité, aussi un bon logiciel de gestion de la conformité doit-il comporter des fonctions de gestion des tâches qui encouragent la collaboration et vous permettent de gérer des tâches telles que la planification, la programmation et l’organisation de réunions, ainsi que la création et la gestion de rapports. Sources : 12,15]
L’automatisation du processus de gestion des tâches dans votre logiciel de conformité vous aidera à améliorer les performances globales en maintenant votre entreprise organisée et dans les temps. Sources : 12]
Le logiciel de gestion de la conformité que vous choisissez doit disposer d’un module de gestion des incidents afin de garantir que votre organisation respecte toujours les processus standard. L’utilisation d’un logiciel de gestion de la conformité réduira également le gaspillage lorsque les employés mettront à jour les meilleures pratiques et les nouvelles procédures. Sources : 1,3]
L’équipe de conformité évalue généralement les programmes existants, y compris l’évaluation des processus et des technologies et l’analyse des moyens d’améliorer la gestion de la conformité. Le logiciel de gestion de la conformité peut surveiller et coordonner ces étapes afin que l’agent de conformité puisse comprendre dans quelle mesure le processus fonctionne réellement. Sources : 17,2]
Plutôt que d’essayer simplement de vous garder en conformité, le logiciel de conformité permet des stratégies proactives qui aident les banques à identifier immédiatement et à atténuer les problèmes de conformité. Les logiciels de conformité peuvent également suivre les changements de lois et de réglementations et identifier les problèmes potentiels, rendant l’ensemble du processus plus rapide et plus facile qu’auparavant. Sources : 16,19]
Si votre organisation ne se conforme pas à une nouvelle réglementation, il y aura des conséquences, et les solutions logicielles de conformité ne sont pas le meilleur moyen de se concentrer sur ce point. Si vous essayez d’automatiser votre programme de conformité pour les formulaires de services financiers des entreprises, le logiciel de conformité de MyComplianceOffice peut vous aider à vous éloigner d’une approche basée sur le papier. Le logiciel vous aide également à affiner et à améliorer vos processus d’entreprise, de sorte que vous êtes moins exposé aux risques lors du remaniement des processus. Sources : 16,18]
Sources:
- [0] : https://peoplemanagingpeople.com/topics/what-is-ethics-and-compliance-software/
- 1] : https://preppio.com/who-needs-compliance-software-you-do/
- 2] : https://www.ganintegrity.com/blog/what-is-compliance-management-software/
- [3] : https://www.complyassistant.com/resources/tips/compliance-management-software-guide/
- [4] : https://www.softwareworld.co/top-compliance-software/
- [5] : https://www.hipaajournal.com/hipaa-compliance-software/
- [6] : https://www.computerworld.com/article/2556906/software-compliance–a-risk-and-an-opportunity.html
- [7] : https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/compliance-manager
- [8] : https://www.compliancecohort.com/what-is-compliance-management-system
- [9] : https://www.ziflow.com/blog/compliance-software
- [10] : https://www.oxial.com/all/the-growing-demand-for-ethics-and-compliance-software/
- [11] : https://www.softwareadvice.com/compliance/
- [12] : https://insights.truyo.com/choosing-a-compliance-management-software-how-to-pick-the-right-one
- [13] : https://www.predictiveanalyticstoday.com/top-compliance-management-software/
- [14] : https://blog.netwrix.com/2020/12/21/compliance-tools/
- [15] : https://financesonline.com/what-is-compliance-management-software-analysis-of-features-benefits-and-pricing/
- [16] : https://www.softwaresuggest.com/compliance-management-software
- [17] : https://techbeacon.com/security/heres-better-way-do-compliance-risk-management
- [18] : https://mco.mycomplianceoffice.com/compliance-program-management
- [19] : https://www.360factors.com/blog/regulatory-compliance-software-business-needs/