Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la conformité ?

Un logiciel de gestion de la conformité est un outil permettant d’automatiser et de centraliser la prise de décision – la prise de décision et le contrôle de la conformité, la gestion des risques, l’identification et la résolution des systèmes à risque qui sont liés aux politiques et procédures de sécurité informatique et de conformité d’une entreprise. Cet aspect est essentiel car un logiciel de gestion de la conformité performant simplifie la gestion et le cycle de vie des risques, leur identification et leur résolution, tout en renforçant les contrôles de conformité et en garantissant la prise de décision pour l’entreprise et ses clients. L’objectif est de réduire les risques informatiques et de sécurité en fournissant un point de contact unique à toutes les parties prenantes, telles que le personnel informatique, les clients, les partenaires, les employés et les clients. [Sources : 9,2,13]

Les logiciels de conformité sont utilisés pour suivre et surveiller les processus métier afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et procédures de sécurité et de conformité informatiques de l’entreprise, ainsi qu’au processus métier. Il est nécessaire d’identifier et de mesurer la conformité et la gestion des risques dans certaines lignes de produits et institutions. [Sources : 10,1]

Une caractéristique importante des logiciels de gestion de la conformité est qu’ils aident les entreprises à créer leurs propres modèles pour les risques auxquels elles peuvent être exposées, et à utiliser des modèles préinstallés dans le système logiciel pour évaluer le risque pour l’entreprise et les risques auxquels elle peut être exposée. Le logiciel de gestion de la conformité que vous choisissez doit être capable de gérer le niveau de volume et doit être capable de gérer les cadres de sécurité tels que HIPAA, NIST, HITRUST et plus, tous dans le même espace, ainsi que le suivi et la surveillance des processus d’affaires. Sources : 8,8,12]

Un logiciel de gestion de la conformité qui comprend le potentiel de risque, visualise les lacunes dans le contrôle des processus et gère le plan d’action en tant que BA rendra le processus plus organisé et efficace. L’automatisation du processus de gestion des tâches à l’aide d’un logiciel de gestion de la conformité permettra d’améliorer les performances globales en maintenant l’entreprise organisée et en respectant les délais. [Sources : 8,3]

D’autre part, un logiciel de gestion de la conformité peut suivre automatiquement les changements internes et externes. L’utilisation d’un logiciel de gestion de la conformité permettra également de réduire le gaspillage lorsque les employés mettent à jour les meilleures pratiques et les nouvelles procédures. Si les processus et les procédures ne répondent pas aux nouvelles normes, cela peut entraîner des problèmes pour l’entreprise. Sources : 11,5]

Bien qu’un responsable de la conformité puisse utiliser le logiciel pour effectuer le travail, les tâches de conformité doivent être surveillées et cataloguées. Ces tâches peuvent être attribuées par le logiciel de gestion de la conformité, et le processus d’attribution est achevé après l’accord de plusieurs membres de l’équipe. Sources : 7,6]

Assurez-vous que le logiciel de gestion de la conformité que vous choisissez comprend des fonctions de rapport qui vous permettent de visualiser rapidement toutes les tâches en attente. Il doit inclure un module de gestion des erreurs pour garantir que votre organisation respecte toujours les processus standard. Les outils de gestion de la conformité sont très utiles pour la gestion de la conformité, mais ils peuvent également surveiller et coordonner les étapes afin qu’un agent de conformité puisse comprendre dans quelle mesure le processus fonctionne réellement. Sources : 7,8,8,4]

Par exemple, un système logiciel automatisé de gestion de la conformité permet de rationaliser le processus d’audits de conformité, de rapports de conformité, de surveillance de la conformité et de rapports pour votre organisation. Sources : 3]

Il regroupe toutes les exigences légales, réglementaires et de l’entreprise dans un seul système central. Le suivi et le contrôle aident votre entreprise à se conformer efficacement aux politiques et réglementations fixées par votre gouvernement en documentant tous les contrôles dans une bibliothèque centrale. Si vous disposez d’un logiciel de gestion de la conformité, tous les documents pertinents sont stockés et gérés en un seul endroit, et tout est sauvegardé sur un serveur exploité et entretenu par le fournisseur du logiciel de conformité. Il existe de nombreux types de systèmes de contrôle et de gestion de la conformité, mais tous fournissent une plateforme holistique et unifiée permettant de répondre aux exigences, voire de les dépasser. [Sources : 9,0,5,12]

Les logiciels de suivi de la conformité vous permettent de visualiser facilement le comportement des différents processus et services de l’entreprise lors des réunions et des réglementations. Vous pouvez utiliser le logiciel de suivi de la conformité predict360 pour obtenir une vision approfondie de la performance de votre stratégie de conformité pour votre équipe. Sources : 4,4]

Il est définitivement préférable de dépenser pour la conformité que de se considérer comme une entreprise non conforme. Les systèmes de gestion de la conformité offrent de nombreux avantages et atouts. Un bon logiciel de gestion de la conformité permettra de réduire le nombre de tâches liées à la conformité aux exigences réglementaires et aux lois sur la protection des données. Le logiciel aidera également à affiner et à améliorer les processus d’entreprise, et il n’y a aucun risque à remanier les processus. Une solution logicielle de conformité n’est pas seulement là pour se concentrer sur la conformité d’une organisation aux nouvelles réglementations. Elle a des conséquences lorsqu’une révision des processus comporte des risques liés à la conformité, par exemple une modification des règles ou des changements dans les pratiques commerciales. Sources : 5,3,6]

Maintenant que vous avez examiné les caractéristiques et les facteurs les plus importants à prendre en compte pour obtenir un bon logiciel de gestion de la conformité, il est temps de prendre une décision. Si vous connaissez les avantages et les inconvénients d’un logiciel de gestion de la conformité et ses caractéristiques, il y a quelques éléments à prendre en compte avant de choisir un système. Sources : 6,3]

Avec chaque nouveau processus ou technologie, les organisations évaluent leur capacité à déterminer si un processus de logiciel de gestion de la conformité doit être mis en œuvre et maintenu. Sources : 8]

Assurez-vous que le consultant en gestion de la conformité que vous engagez a également accès à un logiciel de gestion de la conformité qui coche toutes les cases de la liste de contrôle du haut. Effectuez un examen approfondi de toutes les exigences de conformité que votre organisation doit respecter et vérifiez que le système de gestion de la conformité répond à ces exigences. Il existe un certain nombre de types d’exigences différentes qui peuvent être vérifiées, comme la capacité à détecter les anomalies comptables, et il y en a beaucoup d’autres. Sources : 6,8,4]

Sources :

• [0] : https://blog.mydock365.com/7-ways-a-compliance-management-system-can-benefit-your-business
• 1] : https://www.compliancecohort.com/what-is-compliance-management-system
• [2] : https://basiscode.com/basiscode-compliance-overview/
• [3] : https://insights.truyo.com/choosing-a-compliance-management-software-how-to-pick-the-right-one
• [4] : https://www.techjockey.com/blog/best-compliance-management-software
• [5] : https://www.softwaresuggest.com/us/compliance-management-software
• [6] : https://blogs.manageengine.com/active-directory/2020/05/22/how-to-choose-the-right-compliance-management-software-for-your-business.html
• [7] : https://www.ganintegrity.com/blog/what-is-compliance-management-software/
• [8] : https://www.complyassistant.com/resources/tips/compliance-management-software-guide/
• [9] : https://www.avatier.com/solutions/governance-risk-and-compliance/compliance-manager/
• [10] : https://www.ziflow.com/blog/compliance-software
• [11] : https://preppio.com/who-needs-compliance-software-you-do/
• [12] : https://www.softwareworld.co/top-compliance-software/
• [13] : https://www.norfolkchamber.co.uk/blog/member/funding/what-compliance-management-software-projects