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Examinons les quatre étapes que vous devez franchir pour que votre entreprise reste conforme à la réglementation. La première étape vers la conformité commence par un audit complet visant à identifier une référence et à déterminer où se situent les zones problématiques. Cela signifie que la direction et le conseil d’administration doivent être alertés s’il est considéré que la direction n’a pas abordé les procédures LAB / CFT de manière responsable. Sources : 4,8,2]
Si quelque chose passe entre les mailles du filet, la responsabilité en incombe au directeur financier et au directeur technique, qui doivent travailler ensemble sur cette question. L’une des principales tâches du responsable de la conformité des RH est de sensibiliser les employés aux termes réglementaires et juridiques. Il doit faire son travail correctement et s’assurer que le personnel est formé aux règles de conformité et qu’il est également en mesure de s’assurer que les partenaires des employés sont en place pour traiter tout problème de conformité. Sources : 7,7,7,15]
La fonction de responsable de la conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme est énumérée dans le projet de règle comme étant la personne chargée de faire rapport à la société et est discutée plus en détail dans cette section et dans d’autres sections. Les responsables de la conformité sont chargés de fournir une deuxième ligne de défense en action et ne sont généralement pas directement impliqués dans les domaines opérationnels. Ils assument généralement cette responsabilité avec les conseils et le soutien de la direction. [Sources : 7,0,0,10]
Si vous pensez qu’il y a une violation de la loi, vous pouvez en parler avec eux, mais si vous êtes en sécurité ou si vous faites un don, vous devriez poser des questions à votre manager sur la loi, l’éthique et la conformité. Si vous vous trouvez dans une zone grise, demandez des directives en matière d’éthique ou de conformité et soyez prudent avec les conseils et les idées que l’on vous donne. [Sources : 13,13,13]
Même si cela devient difficile, le Compliance Officer doit toujours être prêt à accompagner le problème jusqu’à ce qu’il soit résolu. La plupart des secteurs qui emploient des agents de conformité changent constamment de législation, alors continuez à apprendre et à vous assurer que les choses restent à jour. Les lois sur l’observation du règlement du personnel changent et sont constamment mises à jour. Il est de plus en plus important qu’ils restent bons – ils connaissent bien le droit du travail. Sources : 7,7,7]
Il convient également de noter que, contrairement à d’autres tâches du conseil d’administration, la surveillance de la conformité n’est pas une question fixe – et – oubliée. Le conseil d’administration doit rester vigilant en matière de surveillance de la conformité, et il est recommandé à l’Organisation, par son comité du conseil d’administration responsable de la conformité, de rencontrer l’avocat général et le chef de la conformité au sujet de l’importance de la conformité. Cette réunion a pour but de discuter des problèmes de conformité et de souligner le fait que le directeur juridique ou le responsable de la conformité a le pouvoir de croire raisonnablement que tout problème de conformité doit être porté à la connaissance du Conseil ou du Comité. La preuve de la conformité est aussi importante que la preuve des mesures prises pour se conformer aux règles, mais être responsable signifie également être proactif et organisé en termes de protection des données. [Sources : 9,9,12,14]
La mise en œuvre des responsabilités des entreprises et des droits de l’homme sans l’utilisation de formulaires de conformité ne devrait pas être un défi, mais une nécessité. [Sources : 5]
Chaque organisation aura sa propre équipe de conformité PCI, qui devra être dirigée en fonction de sa structure et de sa taille. Dans les grandes organisations, les responsabilités de surveillance et de conformité sont généralement déléguées à la personne agissant en tant que directeur exécutif de l’organisation, qui peut à son tour déléguer ses responsabilités à un avocat général ou à un responsable de la conformité. Le conseil d’administration peut également déléguer ses responsabilités à un agent par l’intermédiaire de son conseil d’administration ou d’un membre du comité exécutif ou d’une personne agissant en tant que président. Sources : 1,9,9]
Toutefois, les membres du conseil qui ne sont pas en mesure d’exercer leurs responsabilités individuelles, qui ne respectent pas les règles établies par leur conseil d’administration ou qui adoptent une conduite illégale ou contraire à l’éthique ne sont pas membres du conseil. La loi n’excuse pas la culpabilité d’un administrateur du seul fait de son absence à une réunion du conseil d’administration. Sources : 16,6]
Cet article s’appuie sur des exemples étrangers pour illustrer la manière dont la responsabilité d’un membre du conseil d’administration peut être engagée en Australie. Cela soulève la question de savoir si la faute présumée aurait pu ou dû être évitée par un programme de conformité du groupe plus efficace. Sources : 11,0]
Tout d’abord, le principe de responsabilité indique clairement que les contrôleurs et les processeurs sont responsables de la conformité avec le GDPR. Bien qu’il faut toujours attendre un haut niveau de diligence de la part des fiduciaires, il faut également savoir quels droits cette relation donne et quelles responsabilités ne font pas partie de leurs devoirs de protection. Le devoir de diligence suggère qu’ils ne se soustrairont pas à leurs responsabilités ou qu’ils n’abandonneront pas leur travail. Sources : 14,3,3]
Si vous soupçonnez ou observez l’une des infractions ou irrégularités susmentionnées en rapport avec l’intégrité financière ou la responsabilité fiscale, vous devez les signaler. Si vous faites un don, n’hésitez pas à contacter l’éthique, la conformité ou les finances pour toute question. Outre le respect total de nos systèmes et de nos contrôles internes, il faut informer les services d’éthique et de conformité si il y a des soupçons qu’un membre de notre société enfreint les lois sur la concurrence. Sources : 13,13,13]
Sources :
- [0] : https://www.brightlaw.com.au/the-liability-of-compliance-officers-long-article/
- 1] : https://www.csoonline.com/article/3566072/pci-dss-explained-requirements-fines-and-steps-to-compliance.html
- [2] : https://aml-cft.net/library/three-lines-defence/
- [3] : https://www.investopedia.com/ask/answers/042915/what-are-some-examples-fiduciary-duty.asp
- [4] : https://www.compliancecore.com/blog/banking-regulatory-compliance-checklist
- [5] : https://lawreviewblog.uchicago.edu/2020/01/07/is-business-and-human-rights-suitable-for-the-compliance-function-by-michael-k-addo/
- [6] : https://wagenmakerlaw.com/blog/directors%E2%80%99-and-officers%E2%80%99-duty-care-%E2%80%93-pay-attention-and-take-responsibility
- [7] : https://www.vskills.in/certification/blog/what-is-the-role-of-hr-compliance/
- [8] : https://www.powerdms.com/blog/regulatory-compliance-important/
- [10] : https://www.tookitaki.ai/compliance_hub/the-essentials-of-an-effective-anti-money-laundering-compliance-program/
- [11] : https://globalcompliancenews.com/white-collar-crime/corporate-liability-in-germany/
- [12] : https://corpgov.law.harvard.edu/2019/10/15/board-oversight-of-corporate-compliance-is-it-time-for-a-refresh/
- [13] : https://abc.xyz/investor/other/google-code-of-conduct/
- [14] : https://medium.com/golden-data/what-does-accountability-mean-under-eu-data-protection-law-af630e40648b
- [15] : https://www.cfoselections.com/perspective/how-does-a-cfo-manage-and-mitigate-risk
- [16] : https://boardsource.org/fundamental-topics-of-nonprofit-board-service/oversight-accountability/