La conformité aux lois locales et nationales a toujours été un défi pour les employeurs, mais les lecteurs de HR Dive affirment que la difficulté réside désormais dans l’une de leurs préoccupations les plus pressantes en matière de conformité : la conformité des e-mails. Aujourd’hui, la plupart des chefs d’entreprise sont conscients qu’ils ont certaines responsabilités, mais ils ne sont pas sûrs de l’objectif de la conformité des e-mails ni de la manière de l’assurer. [Sources : 5,10]
Indépendamment des dates de stockage et des exigences en matière de rapports, les organisations maintiennent une base de données des données internes de l’entreprise qui fait partie de la loi et est incorporée dans la loi et qui peut être utilisée dans le but de mettre en œuvre et de valider la conformité. [Sources : 13,13,6]
Tout d’abord, les lois et règlements doivent fixer les conditions pour qu’une entreprise puisse opérer en bonne réputation dans un domaine particulier du droit. Le service juridique doit décider si la loi ou le règlement s’applique au niveau de l’État, du pays ou de l’international. Sources : 7,4]
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À mesure que le paysage réglementaire évolue, les entreprises doivent anticiper l’impact des nouvelles réglementations. La conformité juridique relève de la responsabilité de tous les membres de l’organisation, et l’unité administrative responsable coordonne souvent les étapes d’évaluation de la conformité aux dispositions légales. La conformité est une obligation organisationnelle, et les organisations mondiales telles que les institutions financières, les compagnies d’assurance et les sociétés de services financiers auront la responsabilité de poursuivre des stratégies de conformité transfrontalières pour rester dans la course. Il est essentiel de comprendre le paysage des données de votre entreprise pour déterminer si vous vous conformez à une loi particulière sur la confidentialité et la sécurité, si vous protégez efficacement vos fonds de données et vos réseaux, si vous traitez les violations de manière plus rapide et plus stratégique et si vous vous conformez à des lois comportant des obligations différentes. [Sources : 12,0,11,9]
Les dispositions légales introduites doivent être strictement respectées et – à ce jour – rester d’actualité. La conformité signifie connaître et comprendre les lois et réglementations qui s’appliquent à votre organisation et assurer la conformité pour prouver que votre entreprise ou organisation est toujours en conformité. Un processus de conformité solide comprend, entre autres, la tenue de registres et de contrôles, la mise en place de politiques et de procédures pour toute législation, et le recrutement des bonnes personnes pour assumer la responsabilité de la conformité. La détermination des lois applicables à l’organisation et le suivi constant des modifications permettent de se tenir plus facilement au courant des changements et des exigences de conformité des différentes lois et réglementations. [Sources : 8,7,7,7]
La conformité ne se résume pas à une poignée de personnes qui savent ce que les dernières règles signifient pour leurs opérations. Les employés à tous les niveaux doivent adopter la philosophie selon laquelle la conformité est l’affaire de tous en ayant un CCO spécifique pour superviser le programme de conformité de l’entreprise. Les lois de conformité spécifiques à un secteur d’activité affectent les organisations du secteur public, mais les entreprises peuvent également disposer de leurs propres structures internes de conformité. [Sources : 6,6,2,10]
Toutes les lois, réglementations et cadres juridiques ont en commun d’avoir introduit des politiques et procédures documentées en rapport avec la sécurité de l’information. En termes simples, les lois de conformité sont un ensemble de règles juridiques qui régissent la protection et la préservation des données de l’entreprise. Sources : 1,10]
La non-conformité est le fait de ne pas respecter les lois et les normes imposées ou d’exprimer une violation des lois ou des normes. La conformité juridique est un mal nécessaire lorsqu’une entreprise, une organisation ou une autre entité ou individu est engagé dans une activité qui entraîne la nécessité d’une conformité dans divers domaines. Il s’agit d’une initiative visant à jeter un filet pour prendre des mesures afin d’évaluer la conformité aux exigences légales et de s’assurer que vous avez une image complète de la santé de votre entreprise. La loi n’est pas la conformité : La conformité juridique est une initiative que l’on met au net en prenant des mesures pour évaluer la conformité aux lois afin de dresser un scénario complet de la santé d’une entreprise. C’est l’une des initiatives que l’on peut prendre pour évaluer, apprécier ou prendre une décision sur le statut de conformité d’une entreprise en termes de conformité. [Sources : 12,12,12,7]
Une fois que vous avez pleinement compris la situation juridique concernant vos informations personnelles, vous pouvez mettre en œuvre un système de conformité complet pour vous y conformer, afin que votre équipe juridique sache qu’elle respecte pleinement ses obligations en matière de confidentialité. Une fois que vous avez pleinement compris le paysage juridique qui concerne vos informations privées et que vous avez mis en œuvre un système de conformité complet qui répond à ses exigences légales, vous et votre équipe juridique pouvez savoir si vous êtes pleinement conforme ou non. Une fois que vous aurez pleinement compris le paysage juridique qui concerne vos données privées et que vous aurez mis en œuvre des systèmes de conformité complets répondant aux exigences légales, votre équipe juridique saura si vous avez pleinement respecté toutes vos obligations et obligations en matière de protection de la vie privée. Sources : 4,4]
Comprendre les différentes règles, lois et réglementations qui régissent votre entreprise vous aidera à les utiliser pour vous assurer que vous les respectez à tout moment. La fonction de conformité de l’entreprise est le moyen par lequel le département de conformité maintient sa conformité contre les risques fréquents. Cette fonction de conformité est l’un des moyens par lesquels une entreprise peut se protéger de la conformité, ce qui inclut la mise en œuvre d’un logiciel de conformité. Une organisation qui dispose du bon logiciel de conformité peut fonctionner en conformité avec la loi et réduire le risque d’erreur humaine. [Sources : 8,2,2,3]
Sources :
- [0] : https://www.lawyer-monthly.com/2018/12/how-can-my-law-firm-comply-with-data-regulations/
- 1] : https://flank.org/regulations/overview
- 2] : https://learn.g2.com/corporate-compliance
- [3] : https://smallbusiness.chron.com/importance-compliance-business-71173.html
- [4] : https://legal.thomsonreuters.com/en/insights/articles/understanding-data-privacy-a-compliance-strategy-can-mitigate-cyber-threats
- [5] : https://www.hrdive.com/news/compliance-challenge-of-the-year-state-and-local-laws/510788/
- [6] : https://www.powerdms.com/blog/regulatory-compliance-important/
- [7] : https://insights.diligent.com/legal-compliance/steps-evaluating-legal-compliance
- [8] : https://www.beinformed.com/blog/5-steps-to-ensure-compliance/
- [9] : https://www.jdsupra.com/legalnews/how-data-mapping-can-drive-compliance-8135827/
- [10] : https://jatheon.com/blog/email-compliance-email-archiving/
- [11] : https://insights.comforte.com/12-countries-with-gdpr-like-data-privacy-laws
- [12] : https://lawtimesjournal.in/what-does-compliance-mean-in-terms-of-law/
- [13] : https://en.wikipedia.org/wiki/Regulatory_compliance