Ropa et Dpia

Une évaluation d’impact sur la protection des données (DPIA) est un processus qui permet d’identifier et de minimiser les risques d’un projet en matière de protection des données. Dans cet article, il faut ce concentrer sur les mesures techniques et opérationnelles nécessaires pour évaluer l’impact de la loi sur la protection des données (DPA) et de la loi sur la protection des données de 1986 (PPA). La DPIA est un outil important pour mesurer et réduire les facteurs de risque dans la collecte, le stockage et l’utilisation des données personnelles. [Sources : 11,12,10]

Les organisations sont également tenues de conserver des registres des activités de traitement, d’envoyer des notifications de violations de données personnelles aux autorités de contrôle des personnes concernées, de réaliser des évaluations d’impact sur la protection des données et de traiter les données personnelles avec des garanties appropriées. Afin de remplir ces obligations de responsabilité, les activités de traitement des données et leur impact sur les droits et libertés individuels doivent être clairement compris. Les organisations utilisent l’évaluation d’impact sur la protection des données pour déterminer si certaines activités de traitement des données présentent un risque pour les droits et libertés des personnes. [Sources : 0,2,1]

Il est clair que les lignes directrices sont destinées à aider les organisations à comprendre comment les dispositions de la loi sur la protection des données s’appliquent spécifiquement à elles. Les intervenants de la division peuvent aider à maintenir l’intégrité des enregistrements des activités de traitement et des dossiers, et peuvent fournir des conseils sur la façon d’utiliser la politique de confidentialité et d’autres lois et règlements sur la confidentialité. La localisation et la vérification des détails contenus dans ces documents peuvent aider à comparer et à confronter l’activité de traitement des données prévue et réelle. [Sources : 13,1,11]

Presque toutes les activités de traitement des données sont effectuées au sein de l’organisation par l’intermédiaire de départements et d’unités opérationnelles. Par conséquent, identifiez les parties prenantes du département et le champion qui a contribué aux données – le traitement des cartes d’activité. Le chef de chaque département est responsable du ROPA, et souvent il se comporte et est supervisé et soutenu par le DSB si nécessaire. Il est bon de demander le soutien du conseil d’administration si vous avez besoin de l’aide des directeurs de division, car vous pouvez en avoir besoin pour les informer des changements de traitement, notifier les nouveaux fournisseurs de services de données ou mettre à jour le ROPA au fil du temps. Assurez-vous de bien comprendre qui est responsable des données personnelles dans l’entreprise. [Sources : 3,11,1,3]

Les membres de l’équipe d’application ont la possibilité d’aider dans les cas où les données sont transférées à l’international ou lorsqu’un projet peut nécessiter un transfert international. Ils ont un rôle à jouer dans le soutien de toutes les activités de traitement qui peuvent nécessiter une EFDP et doivent être informés par le responsable de la gouvernance des données de tout besoin de traitement identifié. Une fois que le service a terminé l’impact, les accords de protection des données peuvent contenir toutes les informations nécessaires pour ajouter le ROPA, évitant ainsi la duplication des efforts. Veillez à éviter les documents inutiles et à les mettre à la disposition de l’autorité de contrôle si vous le souhaitez. [Sources : 14,14,11,1]

Demandez au responsable du traitement des données de vous aider à comprendre et à documenter vos activités de traitement et à identifier tout risque associé à celles-ci. Déterminez si la documentation créée pour la gestion du ROPA aide les parties prenantes à mieux comprendre comment les données sont utilisées dans l’organisation. Cela aidera à comprendre les processus opérationnels qui affectent les données personnelles dans les domaines d’activité et la façon dont les données circulent. La création d’un ROPA et la mise en place d’un processus pour le tenir à jour améliorent la façon dont le service et l’entreprise communiquent. [Sources : 9,9,8,14]

En outre, la conservation de vos activités de traitement est importante pour identifier les risques liés à la divulgation des données par des tiers, comme l’accès ou l’utilisation non autorisés des données. [Sources : 5]

Le ROPA doit refléter la situation actuelle de vos activités de traitement des données et doit donc être mis à jour régulièrement. En outre, les autorités de contrôle nationales doivent établir et publier une liste des opérations de traitement qui relèvent toujours de leur compétence et nécessitent une analyse d’impact sur la protection des données, et elles doivent exiger que ces activités soient correctement documentées. ROPA et DPIA pour savoir ce que vous avez déjà et ce que vous pouvez en faire pour commencer à mettre en œuvre les éléments du RGPD. Vous êtes tenu d’exiger la divulgation de toutes les activités de traitement dans l’entreprise et de tout impact sur la protection des données. [Sources : 7,1,11,6]

L’une des principales obligations de documentation du RGPD consiste à tenir à jour une base de données contenant des informations sur vos activités de traitement des données, également connue sous le nom de rapport ROPA. Pour remplir l’obligation de documentation du RGPD, vous devez répertorier les informations dans votre ROPA dans différentes catégories telles que l’évaluation de l’impact sur la protection des données, l’évaluation de l’impact sur la protection des données et les informations sur l’impact des opérations de traitement. [Sources : 1,4]

D’autres départements disposent des informations spécifiques nécessaires sur vos activités de traitement, par exemple l’informatique sur les informations relatives aux mesures techniques de sécurité, le service juridique sur les accords d’échange de données, etc. Ces enregistrements constituent un dossier qui permet à votre organisation de collecter et de traiter les données que votre département ou unité opérationnelle collecte. [Sources : 11,1]

L’enregistrement des activités de traitement des données permet à votre organisation de prendre des mesures pour protéger les consommateurs, se conformer aux réglementations et maintenir une réputation de marque saine. Les données personnelles étant sensibles à l’identité d’un individu, les organisations qui collectent des données doivent s’assurer qu’elles le font conformément aux garanties existantes en matière de protection des données. La collecte des données nécessaires au ROPA et au DPIA peut vous aider à améliorer vos processus commerciaux. [Sources : 9,5,10]

Sources :

• [0] : https://blog.focal-point.com/understanding-the-differences-between-pias-and-the-gdprs-dpias
• [1] : https://www.activemind.legal/guides/ropa/
• [2] : https://www.wrangu.com/privacy/gdpr/
• [3] : https://dpnetwork.org.uk/ropa-five-tips-for-keeping-your-records-of-processing-activity-up-to-date/
• [4] : https://www.privado.ai/post/fulfill-gdpr-article-30-requirements
• [5] : https://bigid.com/blog/automating-records-of-processing-activities/
• [6] : https://gdpr-info.eu/issues/privacy-impact-assessment/
• [7] : https://slidetodoc.com/information-governance-team-practical-tips-on-records-of/
• [8] : https://www.dataprivacyadvisory.com/dpas-compliance/record-of-processing-activity-services/
• [9] : https://blog.bearer.sh/record-of-processing-activities-ropa/
• [10] : https://soveren.io/blog/
• [12] : https://www.ucd.ie/gdpr/about/keyterminologyofgdpr/
• [14] : https://www.applikation.co.uk/data-protection-policy/