Le début d’une carrière en tant que secrétaire de société apporte de nombreux devoirs et responsabilités, mais à part cela, il joue un rôle important dans la réputation de la société et s’occupe de toutes les questions juridiques. Des audits réguliers du secrétariat permettent de s’assurer qu’aucune fuite ne se produit dans le respect des lois de l’entreprise. L’entreprise peut être assurée d’un risque de conformité réduit si ses exigences en matière de secrétariat sont respectées conformément aux CRO et aux autres échéances réglementaires. En fournissant aux régulateurs concernés des informations actualisées sur le statut de conformité de l’entreprise, vous pouvez également vous assurer que la réputation de vos régulateurs concernés est toujours intacte. Sources : 2,8,8,1]
Cela favorise à son tour une culture de la transparence, qui est essentielle pour instaurer la confiance dans les services de secrétariat de l’entreprise. Sources : 4]
Il est préférable de soumettre ces rapports trimestriellement afin que l’entreprise puisse répondre aux exigences de conformité. Soyez assuré que votre conseil d’administration sera tenu informé des questions de gouvernance d’entreprise. Sources : 8,9]
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Pour garantir la conformité, vous êtes tenu de soumettre des formulaires de déclaration au ministère des affaires des entreprises (MCA). De même, Volody propose un logiciel de secrétariat basé sur le cloud qui aide le secrétaire d’entreprise à élaborer un agenda, à remplir automatiquement les formulaires ROC et à obtenir une liste de conformité détaillée. Le logiciel pour les secrétaires d’entreprise peut être utilisé dans divers secteurs, notamment les services financiers, la banque, l’assurance, l’immobilier, la finance, l’éducation, la santé, etc. Il offre plusieurs avantages pour gagner du temps, notamment la gestion d’une saisie illimitée de données, la gestion efficace de vos dossiers d’entreprise et la gestion des dossiers d’entreprise, y compris les états financiers, les rapports annuels, les états financiers et d’autres documents. Les états financiers copiés sont dûment vérifiés par un commissaire aux comptes dans les entreprises, conformément à leurs statuts. [Sources : 0,0,11,11]
La présence de plusieurs éditeurs de logiciels sur le marché contribue de manière significative à la croissance du marché des logiciels pour secrétaires d’entreprise. Les marchés des logiciels pour secrétaires d’entreprise sont divisés en petites – à – moyennes – et grandes entreprises, selon la taille de l’entreprise. Sur la base de la livraison, ils sont segmentés en segments basés sur les locaux et sur le cloud. [Sources : 11,11,11]
L’objectif du logiciel pour le secrétariat d’une entreprise est de stocker les informations relatives à la création, au dépôt et aux revenus annuels. Ces solutions aident les entreprises à se conformer aux registres d’entreprise mis en place dans différents pays. Par exemple, CimplyFive offre une solution logicielle intégrée pour les secrétaires d’entreprise, une solution basée sur le cloud qui automatise la routine et est un référentiel électronique pour les documents du secrétariat afin de signaler tous les âges pour assurer la conformité et une gouvernance d’entreprise efficace. Sources : 11,11,11]
Bien que la nomination d’un secrétaire d’entreprise ne soit pas obligatoire pour toutes les sociétés, si une société n’a pas de secrétaire d’entreprise, les administrateurs deviennent entièrement responsables et redevables du travail. L’audit secrétaire est un mécanisme permettant de vérifier le respect des lois et règlements de divers pays comme l’Inde. Il est important que le secrétaire de la société en exercice (PCS) soit engagé pour effectuer l’examen secrétarial. Les secrétaires de la société doivent être inscrits au registre du commerce et agir en tant que secrétaires de la société. [Sources : 9,9,10,0]
Ils veillent à ce que l’organisation respecte les lois et règlements pertinents et tiennent les membres du conseil d’administration informés de leurs responsabilités légales. Le secrétaire de la société informe le conseil d’administration de ses droits et obligations ainsi que de ses obligations légales. Sources : 10]
Le secrétaire de l’entreprise est généralement le responsable qui assiste les administrateurs dans ces efforts, fournit des informations sur les pratiques des autres entreprises et aide le conseil d’administration à adapter les principes et les pratiques de gouvernance d’entreprise à ses besoins et aux attentes des investisseurs. Le secrétaire d’entreprise s’occupe de toutes les différentes responsabilités de l’entreprise et fait tout en temps voulu, créant ainsi une valeur ajoutée en accomplissant et en obtenant des résultats. Cette tâche ne relève pas de la responsabilité du président, mais s’il est comblé, il peut apporter une valeur ajoutée à l’accomplissement des tâches. Garder un œil sur les multiples exigences des clients, respecter des délais stricts, veiller au respect des exigences légales, etc. [Sources : 10,2,4,6]
Sources :
[0] : https://carajput.com/services-secretarial-retainrship.php
1] : https://blog.volody.com/secretarial-compliance-software/
2] : https://caportal.saginfotech.com/blog/benefits-of-company-secretary-india/
[3] : http://www.lexxusacademy.com/company-secretary.html
[4] : https://quadrantbiz.co/blog/company-secretarial-practice-made-easier-with-technology/
[5] : https://caportal.saginfotech.com/blog/1st-apr-mandatory-for-cs-pan-india-abide-by-auditing-standards/
[6] : https://www2.deloitte.com/ie/en/pages/legal/articles/changing-role-secretary.html
[7] : https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/topics_ext_content/ifc_external_corporate_site/ifc+cg/topics/corporate+secretaries
9] : https://taxguru.in/company-law/corporate-compliance-management-secretarial-audit.html
10] : https://en.wikipedia.org/wiki/Company_secretary
11] : https://www.marketresearchfuture.com/reports/company-secretarial-software-market-8799
12] : https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/279089-company-secretary-job-description