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Les équipes informatiques utilisent le plus souvent des solutions de gestion des actifs informatiques qui intègrent des fonctions de gestion des licences logicielles. Dans cet article, il y sera examiner les avantages de l’utilisation d’outils logiciels de conformité, mais il ne s’agit pas seulement de cocher la case de la conformité réglementaire. Les organisations informatiques les plus efficaces d’aujourd’hui mettent en œuvre une variété d’outils pour surveiller de manière proactive la conformité des logiciels et maintenir une source unique de vérité pour la conformité des licences. Ce type de logiciel de conformité peut aller au-delà du signalement des incidents et du suivi des problèmes de conformité. [Sources : 10,7,20,1]
Un audit des licences logicielles est nécessaire lorsqu’un fournisseur de logiciels souhaite comparer le nombre de licences logicielles achetées par une organisation avec le nombre de licences actuellement installées sur les ordinateurs. Sources : 7]
Un logiciel de conformité HIPAA peut être utile pour suivre les audits et s’assurer que la documentation est maintenue pour montrer que les auto-audits ont été effectués. Sources : 6]
La conformité des logiciels est un terme générique qui fait référence à l’utilisation de logiciels qui répondent aux normes professionnelles et gouvernementales. Essentiellement, la conformité aux licences logicielles signifie que les conditions du contrat de licence logicielle associé à l’achat du logiciel ne seront pas violées. Les audits de conformité des logiciels constituent une partie importante de tout audit de conformité des logiciels.
Quel que soit le logiciel que vous utilisez, cet article décrit de manière générale pourquoi la conformité est importante. La conformité des licences logicielles utilise le terme « conformité des logiciels » pour les logiciels achetés selon des règles et règlements définis par l’éditeur du logiciel. Sources : 1,18]
Bien entendu, les programmes de conformité des entreprises vont bien au-delà des logiciels ; dans certains secteurs, les entreprises n’ont même pas besoin de logiciels pour satisfaire aux exigences de conformité. Cependant, il est important de noter que les licences de logiciels libres ont des exigences plus simples, et que ces exigences sont souvent plus complexes que la fourniture du code source. Il s’agit d’exigences de conformité, qui coïncident presque certainement avec une solution et sont prises en charge par celle-ci. La conformité des logiciels est importante pour les mêmes raisons qu’à l’ère du big data. [Sources : 25,16,17,23]
Prévenez les problèmes involontaires de conformité avec les logiciels en demandant des éclaircissements sur les licences – définitions connexes – et en attribuant les licences logicielles en conséquence. Veillez à ce que les directeurs, le personnel informatique et les utilisateurs se voient régulièrement rappeler les exigences en matière de licences logicielles pour les logiciels libres et leurs exigences de conformité. Sources : 24,22]
L’automatisation des processus de gestion des tâches à l’aide d’un logiciel de conformité contribuera à améliorer les performances globales en permettant à l’entreprise de rester organisée et de respecter les délais. Les utilisateurs de l’outil de gestion des actifs logiciels permettent d’identifier l’utilisation des logiciels, d’identifier les lacunes et de déterminer leur utilisation. En fait, les meilleures pratiques suivantes en matière de gestion des coûts de conformité (ci-dessous) peuvent être facilement mises en œuvre avec les bons outils logiciels. Sources : 3,8,4]
Les logiciels de gestion de la conformité rassemblent tout ce dont votre organisation a besoin dans un seul espace facile à utiliser, ce qui vous permet de rester facilement à jour. Le logiciel de conformité HIPAA vous permet également de créer une liste de toutes les tâches requises pour la conformité et d’accéder aux informations les plus récentes sur les exigences de conformité. Sources : 21,12]
Une entreprise conforme aux logiciels signifie que les entreprises effectuent régulièrement des contrôles d’inventaire appropriés de l’utilisation des logiciels. Il s’agit de vérifier la conformité à la réglementation afin de s’assurer que l’on dispose de tous les achats et de toute la documentation nécessaires et de prouver que les logiciels utilisés sont sous licence et que leur utilisation est autorisée. Cela permet au responsable informatique d’être au courant de l’état des logiciels installés et des éventuels problèmes liés au produit ou au service. [Sources : 13,13]
Par exemple, pour obtenir la conformité d’un logiciel, vous devez créer une certaine documentation et ajouter des tests de sécurité. Les tests de conformité ne sont pas une partie obligatoire de la STLC, mais peuvent être effectués lorsque vous devez évaluer la fiabilité, l’exhaustivité et l’exactitude de votre logiciel par rapport aux exigences et aux spécifications. Il est conseillé d’effectuer des tests réguliers pour garantir de meilleures performances et la conformité du logiciel. [Sources : 0,15,15]
En utilisant des outils de vérification des licences logicielles, vous pouvez configurer les licences logicielles et les notifications de conformité pour vous informer des audits logiciels. Les mesures automatisées permettent aux entreprises d’avoir une vision plus précise de l’utilisation des logiciels, ce qui permet aux administrateurs informatiques de voir les informations d’utilisation basées sur la durée de fonctionnement réelle de l’application afin de mieux garantir la conformité des licences. Sources : 1,19]
Dans un environnement professionnel, la comparaison du nombre d’installations de logiciels et d’utilisations simultanées avec le nombre de licences de logiciels achetées est un élément essentiel de la conformité des licences de logiciels. Il est essentiel de comprendre le modèle utilisé par les fournisseurs de logiciels et la relation entre la licence logicielle et l’utilisation du logiciel. La conformité des licences logicielles se concentre sur la prise en compte de l’octroi de licences en termes de nombre et de licences par rapport au nombre total et à la durée des déploiements de logiciels dans l’entreprise. Sources : 5,7,9]
L’utilisation d’un logiciel de conformité HIPAA peut faire la différence en rationalisant efficacement les activités tout en maintenant la conformité. D’autres fournisseurs de logiciels ont tendance à suivre un modèle différent, suivis par des organisations qui ne se concentrent pas sur la conformité et se concentrent sur la conformité des logiciels, comme Microsoft et Oracle. Sources : 11,21]
Malheureusement, la plupart des entreprises n’ont pas accès à l’ensemble des options de certification HIPAA à leur disposition. Néanmoins, de nombreuses sociétés de formation et de logiciels délivrent des « certificats de conformité HIPAA » aux entreprises qui utilisent des logiciels pour démontrer leur conformité. La seule différence entre une certification HIPaa reconnue officiellement et une certification non reconnue officiellement est que la certification confirme simplement qu’une solution logicielle contient toutes les mesures de sécurité nécessaires pour répondre aux exigences des règles HIP AA. Si la conformité est généralement importante pour les organisations qui traitent les factures des fournisseurs, l’optimisation des logiciels peut être l’avantage ultime. [Sources : 11,2,6,6]
Sources:
- [0] : https://www.synopsys.com/blogs/software-security/software-standards-compliance/
- 1] : https://www.manageengine.com/products/desktop-central/software-license-management.html
- 2] : https://itak.iaitam.org/four-things-need-know-software-compliance/
- [3] : https://insights.truyo.com/choosing-a-compliance-management-software-how-to-pick-the-right-one
- [4] : https://www.manufacturing.net/home/article/13239699/closing-the-gap-on-software-compliance-issues
- [5] : https://www.10duke.com/resources/glossary/software-licence-compliance/
- [6] : https://www.hipaajournal.com/hipaa-compliance-software/
- [7] : https://www.cherwell.com/library/blog/software-license-compliance/
- [8] : https://financesonline.com/what-is-compliance-management-software-analysis-of-features-benefits-and-pricing/
- [9] : https://track.g2.com/resources/software-compliance
- [10] : https://insights.diligent.com/compliance/benefits-compliance-software-tool
- [11] : https://www.computerworld.com/article/2556906/software-compliance–a-risk-and-an-opportunity.html
- [12] : https://peoplemanagingpeople.com/topics/what-is-ethics-and-compliance-software/
- [13] : https://invidgroup.com/the-importance-of-software-compliance/
- [14] : https://en.wikipedia.org/wiki/Software_licensing_audit
- [15] : https://www.testbytes.net/blog/compliance-testing/
- [16] : https://www.softwareadvice.com/compliance/
- [17] : https://www.oxial.com/all/the-growing-demand-for-ethics-and-compliance-software/
- [18] : https://www.policymedical.com/policy-management-importance-of-compliance/
- [19] : https://www.idgconnect.com/article/3577958/avoiding-the-high-costs-and-consequences-of-software-license-non-compliance.html
- [20] : https://www.era-environmental.com/blog/compliance-software-systems-understanding-your-choices
- [21] : https://www.cloudapper.com/why-do-you-need-hipaa-compliance-software/
- [22] : https://fast.org/4-steps-effective-software-license-compliance-management
- [23] : https://blog.rsisecurity.com/oss-compliance-a-comprehensive-guide/
- [24] : https://npifinancial.com/blog/top-5-causes-for-software-license-noncompliance/